Een lezer vroeg me:
De school waar ik werk bestaat binnenkort 100 jaar. Ter gelegenheid daarvan wordt onder andere een reünie georganiseerd. Ter gelegenheid daarvan diepte een van mijn collega’s oude administratiemappen op met adresgegevens van oud-leerlingen: naam, adres en telefoonnummer en, van de recentere lichtingen, e-mailadressen. Wellicht verouderd, maar toch handig, vonden we. De FG kreeg een hartverzakking en zei dat we die gegevens allang hadden moeten vernietigen. Dit zou het ons onmogelijk maken vele oud-leerlingen blij te maken met de reünie. Is de wet echt zo hard?
De AVG kent inderdaad de harde regel dat persoonsgegevens weg moeten tenzij er nog een reden is om ze te behouden. En die reden moet in je beleid uitgewerkt zijn, enkel op het moment zelf een gelegenheidsargument verzinnen of algemene “handig voor je weet nooit” uitspraken zijn daarbij niet genoeg.
Zo te lezen gaat het hier om documenten van voor 2018, en mogelijk zelfs van voor 2001 toen de Wet bescherming persoonsgegevens in werking trad. Goed begrijpelijk dat die mappen dan al die tijd over het hoofd gezien zijn, maar dat betekent niet dat ze nu buiten de AVG vallen. Ze moeten dus vernietigd.
Echter, ik zou weinig kwaads zien in het eerst nog eenmalig sturen van een brief of mail van die oud-leerlingen gezien het bijzondere karakter van een 100-jarig jubileum. De gegevens zijn geen radioactief afval dat onmiddellijk weg moet, maar persoonsgegevens waar wat mee moet gebeuren.
Een honderdjarig jubileum is uitzonderlijk, en een eenmalige uitnodiging voor een reünie is voor een oud-leerling ook geen volstrekt onverwacht gebruik van zijn oude adresgegevens. Zeker bij naam en adres zie ik weinig privacyrisico. Ik zou daarom een korte belangenafweging vastleggen en de lijst uitsluitend voor deze ene uitnodigingsronde gebruiken. Geen verrijking via databrokers, geen adressen gaan napluizen als mensen verhuisd blijken, geen opname in een permanente alumnimarketingdatabase.
Zet in de uitnodiging bovendien gewoon eerlijk waar het adres vandaan komt: “Uw contactgegevens komen uit onze oude leerlingenadministratie. We gebruiken deze eenmalig vanwege het honderdjarig bestaan; daarna verwijderen we ze.” Adressen die niet blijken te kloppen gaan meteen weg. Na afloop wordt de hele lijst vernietigd, behalve van mensen die zelf aangeven voortaan als alumnus op de hoogte te willen blijven.
Historisch relevante stukken hoeven niet per se mee de papierversnipperaar in. Denk aan oude klassenfoto’s of een enkel representatief schoolrapport, zaken die een beeld geven van de geschiedenis van de school. Ook foto’s waarop nog levende oud-leerlingen staan, kunnen prima in een zorgvuldig beheerd historisch schoolarchief worden bewaard.
Dat betekent overigens niet dat je ze vervolgens zonder nadenken op de jubileumwebsite mag zetten: bewaren in een archief en opnieuw publiceren zijn twee verschillende verwerkingen. Een compromis dat ik zelf wel heb gezien, is dat de klassenfoto’s uitvergroot op de reünie zelf worden opgehangen zodat de aanwezigen zichzelf en elkaar terug kunnen zien.
Arnoud
Het bericht Mag onze school de oud-leerlingen voor een reunie benaderen met teruggevonden administratiemappen? verscheen eerst op Ius Mentis.
